Dicas para agilizar e deixar a reunião de condomínio mais produtiva

Quem mora em condomínios sabe como reuniões podem consumir tempo, gerar atritos e serem cansativas. Apesar disso, elas são muito importantes para o desenvolvimento do convívio e do bem-estar social.

 

Falaremos neste post sobre como deixar uma reunião de condomínio mais produtiva, tornando o processo mais ágil e com os melhores resultados possíveis. Continue acompanhando e confira!

 

1. Elabore uma pauta com assuntos centrais

Basicamente, a pauta contém tópicos importantes a serem tratados na reunião, então é interessante fazer um planejamento prévio. Defina o que será tratado para poder controlar os debates de maneira prática.

 

É bom entender que em uma situação com várias pessoas, diversos assuntos serão abordados, mas delimitar o propósito de cada encontro ajuda a otimizar tempo e a melhorar a comunicação entre síndicos e condôminos.

 

2. Garanta o quórum

Importante entender que as reuniões precisam de um número mínimo de moradores para se desenvolver, já que eles votarão sobre o que for abordado e apresentarão ideias e novos pontos de vista.

 

Porém, como é comum que eles tenham certo desânimo em participar desses momentos, algumas práticas podem ajudar. Tente criar algo dinâmico, que chame atenção ou que desperte o interesse dos condôminos em participar.

 

Um bom exemplo é sortear um brinde entre os que comparecerem, que acabam por se interessar mais nos futuros encontros.

 

3. Controle o tempo de fala

Como estamos tratando de uma reunião de condomínio mais produtiva, é interessante fazer um controle do tempo de cada um.

 

Tenha um relógio para cronometrar as falas e evitar que as pessoas se delonguem demais, ajudando a respeitar o tempo marcado na pauta e a dinamizar as manifestações.

 

4. Use a tecnologia a seu favor

A tecnologia tem estado cada vez mais presente em nossas vidas e pode ser uma aliada na gestão do condomínio.

 

Enquetes em redes sociais são um bom exemplo: os assuntos a serem discutidos ― ou já discutidos ― em pauta podem ser votados por todos de maneira rápida e eficiente, deixando claro entre os condôminos o curso das votações.

 

Isso permite que as decisões sejam transparentes e que as ações tomadas a partir de então representem a maioria.

 

5. Determine uma mesa mediadora

Apesar de um síndico figurar como representante, uma boa prática ― que inclusive aproxima e melhora a comunicação entre os condôminos ― é definir um grupo de pessoas como mediadores, que auxiliarão na resolução de conflitos e acalmarão os ânimos, caso necessário.

 

Assim, é possível desenvolver uma reunião mais objetiva e que represente todos os moradores.

 

6. Tenha uma pós-reunião definida

Abordar todos os assuntos em pauta pode ser uma tarefa exaustiva e algum ponto pode acabar sendo esquecido. Para evitar problemas, o síndico deve rever brevemente quais os pontos de decisões, atribuir as eventuais responsabilidades e formalizar tudo isso na ata de condomínio ou em algum outro documento.

 

Desenvolver uma reunião de condomínio mais produtiva pode parecer cansativo, mas traz ótimos efeitos para a comunidade.

 

Fonte: Condlink

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